Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Akin Kiyak
Bogenstraße 3
41836 Hückelhoven
Deutschland
E-Mail: [email protected]

Beim Besuch unserer Website werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers, Ihre IP-Adresse und ähnliches. Dies sind ausschließlich Daten, die keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse besteht in der Sicherstellung des Betriebs und der Sicherheit der Website.

Diese Website wird über Cloudflare Pages (Cloudflare, Inc., USA) gehostet. Cloudflare verarbeitet beim Aufruf der Website technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Browsertyp, aufgerufene Seite und Zeitstempel. Diese Verarbeitung dient der Bereitstellung, Sicherheit und Optimierung des Dienstes. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum), der die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) einbezieht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen: cloudflare.com/privacypolicy

Die Domain hotelerai.de ist bei IONOS SE (Deutschland) registriert. IONOS verarbeitet im Rahmen der Domain-Verwaltung administrative Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen. Weitere Informationen: ionos.de/datenschutz

Wenn Sie ein Kontakt- oder Anfrageformular auf unserer Website nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Angaben zu Ihrem Hotel sowie Ihre Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Die Daten werden über eine gesicherte Verbindung an unseren Server übermittelt und von dort als E-Mail an [email protected] zugestellt.

Für den E-Mail-Versand setzen wir den Dienstleister Resend (Resend, Inc., USA) als Auftragsverarbeiter ein. Mit Resend besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum), der die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) einbezieht. Eine dauerhafte Speicherung der Formulardaten in einer Datenbank findet nicht statt; die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet und nach Erledigung bzw. nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Für die Buchung von Erstgesprächen verwenden wir Calendly (Calendly LLC, USA). Wenn Sie über den Calendly-Link einen Termin buchen, werden Ihre Daten an Calendly übermittelt und dort verarbeitet. Calendly kann dabei eigene Cookies setzen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: calendly.com/privacy

Wir setzen KI-gestützte Funktionen des Anbieters OpenAI Ireland Ltd. (1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland) ein. Vertragspartner ist die irische Gesellschaft von OpenAI; eine Verarbeitung der übermittelten Inhalte kann dabei auch durch verbundene Unternehmen von OpenAI in den USA erfolgen.

Website-Chatbot: Wenn Sie den auf dieser Website verfügbaren KI-Chatbot nutzen, werden Ihre eingegebenen Nachrichten zur Verarbeitung an OpenAI übermittelt. OpenAI generiert auf Basis Ihrer Eingabe eine Antwort, die anschließend in der Chat-Oberfläche angezeigt wird.

Kundenportal (Dashboard): Für unsere Hotelkunden bieten wir im Dashboard weitere KI-Funktionen an, u. a. die Erstellung von Antwortvorschlägen auf Gästebewertungen sowie die Auswertung regionaler Nachfragedaten (Regionsanalyse). Die hierfür eingegebenen Inhalte werden an OpenAI übermittelt; bei der Verarbeitung von Daten unserer Hotelkunden handeln wir als deren Auftragsverarbeiter.

Bitte geben Sie in die KI-Funktionen keine sensiblen personenbezogenen Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Zahlungsinformationen) ein.

Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Mit OpenAI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum). OpenAI verarbeitet die übermittelten Daten ausschließlich zur Erbringung der Dienste und nutzt über die API übermittelte Eingaben nicht zum Training seiner Modelle. Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter von OpenAI finden Sie unter platform.openai.com/subprocessors.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines interaktiven Kundenservice- und Analyseangebots). Weitere Informationen: openai.com/policies/privacy-policy

Für unsere Hotelkunden betreiben wir ein passwortgeschütztes Kundenportal (Dashboard), das nur nach Registrierung und Anmeldung zugänglich ist. Im Rahmen der Nutzung verarbeiten wir die folgenden Daten:

Registrierung & Anmeldung (Clerk): Für die Benutzerkonto- und Anmeldeverwaltung setzen wir Clerk (Clerk, Inc., USA) ein. Dabei werden u. a. Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name und Anmeldedaten verarbeitet. Clerk ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Mit Clerk besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum), der automatisch Bestandteil der Nutzungsvereinbarung ist und die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) einbezieht. Weitere Informationen: clerk.com/legal/privacy

Datenspeicherung (Hosting): Die im Dashboard eingegebenen Daten (z. B. Hotelprofil, Aufgaben, Nachrichten und Konfigurationen sowie ggf. von Ihnen erfasste Gästedaten) werden auf einem Server unseres Auftragsverarbeiters Hetzner Online GmbH (Nürnberg, Deutschland) gespeichert und verarbeitet. Hochgeladene Mediendateien werden ebenfalls auf dieser Infrastruktur (files.hotelerai.de) gespeichert.

Benachrichtigungen (Resend): Für System- und Check-in-Benachrichtigungen per E-Mail setzen wir den Dienstleister Resend (Resend, Inc., USA) ein (siehe Abschnitt 5).

Soweit Sie als Hotelkunde im Dashboard personenbezogene Daten Ihrer Gäste verarbeiten, sind Sie hierfür datenschutzrechtlich Verantwortlicher und wir handeln als Ihr Auftragsverarbeiter. Hierzu schließen wir mit Ihnen einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags) sowie Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung).

Diese Website verwendet folgende Analyse- und Marketing-Tools von Drittanbietern, die nur nach Ihrer Einwilligung (Cookie-Zustimmung) aktiv werden:

Google Analytics 4 (GA4)

Wir nutzen Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). GA4 erfasst Nutzungsverhalten wie Seitenaufrufe, Verweildauer und Interaktionen mithilfe von Cookies und ähnlichen Technologien. Die Daten werden anonymisiert und können in die USA übertragen werden; Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Wir setzen GA4 mit aktiviertem Consent Mode v2 ein — Tracking-Cookies werden erst nach Ihrer Zustimmung gesetzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Weitere Informationen: policies.google.com/privacy

Meta Pixel (Facebook Pixel)

Wir nutzen das Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland). Das Meta Pixel erfasst Benutzerinteraktionen auf dieser Website und ermöglicht uns, die Wirksamkeit von Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram zu messen sowie Besucher erneut anzusprechen (Remarketing). Daten können in die USA übertragen werden; Meta Platforms, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Das Pixel wird erst nach Ihrer Zustimmung aktiviert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Weitere Informationen: facebook.com/privacy/policy

Funktionale Datenspeicherung

Zur Speicherung funktionaler Einstellungen (z. B. Sprachpräferenz, Cookie-Zustimmung) wird localStorage Ihres Browsers verwendet. Diese Daten verbleiben lokal auf Ihrem Gerät und werden nicht an uns übertragen (§ 25 Abs. 2 TTDSG).

Beim Aufruf externer Dienste (Calendly) können durch diese Drittanbieter eigene Cookies gesetzt werden, auf die wir keinen Einfluss haben.

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: [email protected]

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für Nordrhein-Westfalen ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (ldi.nrw.de).

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen zu entsprechen oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Es gilt dann die jeweils neue Datenschutzerklärung bei Ihrem nächsten Besuch.